No show advies

Advies no-showbeleid
De handleiding van InEen voor inclusie en exclusie van patiënten in een ketenzorgprogramma (d.d. december 2014) beschrijft wanneer patiënten wel en niet in een ketenzorgprogramma worden opgenomen.

Eén van de situaties in de handleiding heeft betrekking op patiënten die (herhaaldelijk) niet verschijnen op achtereenvolgende controleafspraken binnen de ketenzorg; aangeduid als “no-show”. Als een patiënt herhaaldelijk niet verschijnt bij controleafspraken en niet reageert op uitnodigingen voor controleafspraken kan een huisarts de afweging maken om deelname aan het ketenzorgprogramma eenzijdig te beëindigen.

De benodigde stappen om tot een zorgvuldige afweging te komen kunnen per situatie verschillen. De inschatting van de huisarts speelt hierbij een cruciale rol. Een dergelijke afweging is niet alleen afhankelijk van het missen van controleafspraken, maar ook gebaseerd op de kennis van een huisarts over de persoonlijke omstandigheden van de patiënt en zijn/haar omgeving.

Een besluit over het beëindigen van deelname aan een ketenzorgprogramma is omgeven met zorgvuldigheidseisen en gericht op het nakomen van de zorgplicht van een huisarts. Vanwege deze zorgplicht mag van een huisarts worden verwacht dat hij/zij patiënten blijft aanspreken en motiveren om aan het ketenzorgprogramma deel te nemen.

Dit advies met betrekking tot no-showbeleid beschrijft de acties die een huisarts/ praktijkondersteuner hiertoe kan ondernemen en binnen welke termijn. Het proces verloopt volgens een aantal stappen:

Patiënt eerste keer niet op controle
Patiënt heeft een mondelinge of eerste schriftelijke uitnodiging gehad met een geplande controleafspraak en/of de mogelijkheid op een ander moment hiervoor een afspraak te maken. De patiënt komt niet of reageert niet.
Actie: De huisarts of praktijkondersteuner neemt binnen 2 weken telefonisch contact op.
- Óf: bij contact volgt uitleg van het belang van de controleafspraak en wordt een nieuwe afspraak gepland.
- Óf: bij contact geeft patiënt aan geen afspraak te wensen en bewust afziet van deelname aan een ketenzorgprogramma. De patiënt ontvangt hiervan een schriftelijk bevestiging (zie voorbeeldbrief 1).
- Óf: het lukt niet om telefonisch contact te krijgen: de patiënt ontvangt  een  brief met een nieuwe uitnodiging voor het spreekuur, door de huisarts getekend, (zie voorbeeldbrief 2).

Patiënt komt na nieuwe afspraak of nieuwe uitnodiging voor tweede keer niet op controleafspraak
Actie: de huisarts of praktijkondersteuner neemt opnieuw telefonisch contact op, binnen 2 weken.
- Óf: bij contact volgt uitleg van het belang van de controleafspraak en wordt een nieuwe afspraak gepland.
- Óf: bij contact geeft patiënt aan geen afspraak te wensen en bewust afziet van deelname aan een ketenzorgprogramma. De patiënt ontvangt hiervan een schriftelijk bevestiging (zie voorbeeldbrief 1).
- Óf: het lukt niet om bij herhaalde pogingen telefonisch contact te krijgen: dan kan de huisarts na 6 maanden eenzijdig besluiten deelname aan het ketenzorgprogramma te beëindigen; de patiënt wordt uit het ketenzorgprogramma verwijderd. De patiënt ontvangt hiervan een bevestiging, door de huisarts getekend (voorbeeldbrief 3)

Aandachtspunten:
- Gebruik de adresgegevens van de patiënten uit het HIS; mogelijk zijn de gegevens in het KIS niet meer actueel
- Het besluit tot het beëindigen van deelname ontslaat de huisarts niet van de verplichting om reguliere huisartsenzorg aan te bieden. Het ketenzorgprogramma is immers een aanvulling op de reguliere huisartsenzorg. Daarbij is het belangrijk om aan te geven dat de patiënt met gezondheidsvragen en –klachten altijd welkom blijft voor reguliere zorg in de huisartsenpraktijk en opnieuw contact kan opnemen bij behoefte om aan het ketenzorgprogramma deel te nemen.
- Het advies is om de patiënt jaarlijks actief te benaderen voor deelname aan het ketenzorgprogramma. Door de patiënt jaarlijks opnieuw te benaderen voor deelname aan het ketenzorgprogramma krijgt de patiënt de mogelijkheid om alsnog op een laagdrempelige manier in te stromen in het ketenzorgprogramma. Vanwege de zorgplicht mag van een huisarts worden verwacht, dat hij/zij patiënten blijft aanspreken en motiveren om aan het zorgprogramma deel te nemen. In veel HIS systemen is het mogelijk een pop-up in te stellen met een melding wanneer de patiënt bij de huisarts op het SU verschijnt. De huisarts wordt er dan op geattendeerd patiënt te motiveren alsnog deel te nemen aan het programma.
- In aanvulling op de voornoemde stappen, bieden tussentijdse consulten voor andere zorgvragen een uitgelezen kans om de controleafspraak onder de aandacht te brengen, vooral bij het voorschrijven van herhaalmedicatie. Ook het afleggen van een huisbezoek door de huisarts of de POH S, kan helpen patiënten te motiveren tot deelname aan het zorgprogramma en de bijbehorende controleafspraken.
- Het is van groot belang om de pogingen om in contact te komen met de patiënt vast te leggen in het HIS of KIS.
- In de memo in het KIS noteert u dat deze patiënten niet op de controles komen, met eventueel reden daarvan. Eén keer per jaar neemt u contact (telefonisch of schriftelijk) met hen op. U noteert in de memo wanneer u deze actie heeft gedaan en wat de reactie van de patiënt was.

No show/Geen Programmatische Zorg
Patiënten die het afgelopen jaar niet op het spreekuur zijn geweest kunt u vinden via het KIS:
•           Ga naar home
•           Klik op rapportages
•           Klik op diabetes/COPD/VRM
•           Klik op het proces
•           Klik in de een na laatste kolom op frequentie om te sorteren. Patiënten die het laatste 0 (nul) controles in Portavita hebben gehad worden nu van boven naar beneden zichtbaar.

Registreren No show/Geen Programmatische zorg (GPZ) via Controlebeleid
Ga naar het dossier van de betreffende patiënt
- Klik op behandelplan
-
Klik op het tabblad controlebeleid
- Klik op wijzig
- Kies frequentie
- Indien ‘Geen Programmatische Zorg’ wordt geselecteerd wordt naar de reden gevraagd:
  o Op verzoek patiënt (denk hierbij aan persoonlijke omstandigheden of het niet zien van meerwaarde van het zorgprogramma)      
  o Op initiatief arts (denk hierbij aan afname medische noodzaak)
  o Naar ander zorgprogramma (b.v. van VRM naar DM)
  o No show (zorgmijders)
  o Overig/onbekend
- Klik op ok, enter

Wanneer u ‘Geen Programmatische Zorg’ registreert wordt de patiënt per volgende peildatum niet meer meegenomen in de declaratiebestanden en wordt aan de praktijk over de patiënt geen ketentarief meer uitbetaald.